Dans la plupart des secteurs d’activité, certains employés sont amenés à se déplacer pour rencontrer les clients, les fournisseurs ou encore les partenaires d’affaires. On parle ainsi de déplacements professionnels ou voyages d’affaires. Ces déplacements génèrent des dépenses qu’il faut bien supporter. Généralement, les salariés font des avances de frais. Mais, dans cet article, vous découvrirez d’autres manières plus simples de gérer efficacement les frais professionnels !
Quelles sont les dépenses professionnelles concernées ?
Plusieurs charges entrent dans la case « dépenses d’entreprise », comme précisé sur Expensya. Elles sont liées aux notes de frais découlant d’un déplacement tels que :
· Les frais de restauration aux lieux autres que le lieu habituel où le salarié prend son repas du fait d’un déplacement professionnel ;
· Les frais de transport du lieu de travail au lieu prévu pour la mission (billet d’avion, de train ou autres transports en commun, indemnités kilométriques, location de véhicules, tickets de péages…) ;
· Les frais professionnels d’hébergement (réservation d’hôtel) pour les déplacements au-delà de 50 km du domicile de l’employé et ceux excédant 1 h 30 de route dans les transports en commun ;
· Les frais de communication téléphonique ou de forfait Internet lors du déplacement professionnel ;
· Les frais de télétravail partiellement payés par l’employeur quand le salarié est contraint de travailler à domicile (par exemple le loyer, la téléphonie et Internet).
Il existe trois possibilités de gestion des dépenses liées à un déplacement professionnel. L’employé peut financer son voyage tout seul et être remboursé plus tard, il peut recevoir des avances sur frais professionnels ou plus simplement, l’entreprise lui donne une carte de paiement professionnelle.
Le salarié utilise sa carte personnelle pour les dépenses professionnelles
Certaines entreprises laissent leurs salariés supporter eux-mêmes les frais de voyages suscités : on parle d’avance de frais. Cette possibilité est accompagnée d’un système de remboursement des charges engagées par les salariés.
L’employé qui a utilisé ses fonds propres pour financer son voyage doit présenter des justificatifs de paiement (factures, reçus d’hôtels, ticket de participation aux différents évènements…) avant de se voir rembourser.
C’est une solution peu recommandée du fait du remboursement des frais professionnels, car en cas de perte des pièces justificatives, l’employeur peut valablement refuser de lui restituer ses fonds. De plus, elle nécessite une bonne organisation, car l’employé qui justifie ses dépenses doit être en mesure de vite être remboursé.
Les avances sur frais
Le salarié peut être amené à faire des avances sur des dépenses ponctuelles liées au voyage d’affaires. Mais, lorsque les dépenses générées sont importantes, récurrentes ou évaluées à un coût élevé par rapport au salaire de l’employé, celui-ci ne peut les assumer. Dans ce cas, la carte de l’entreprise permettra d’engager ces frais professionnels avant le départ de l’employé.
En règle générale, ce moyen de gestion des dépenses concerne l’achat de billets d’avion et de train, la réservation et le paiement des nuits d’hôtel… C’est une technique qui permet à l’entreprise d’avoir le contrôle sur les plus grosses charges découlant d’un voyage d’affaires. En plus, les salariés ne seront pas contraints de faire d’importantes avances de frais.
Toutefois, cette méthode oblige les collaborateurs à adresser préalablement une requête demandant des avances sur frais, ce qui constitue une grosse perte de temps. Et surtout, ils devront utiliser leurs fonds personnels pour régler certains frais professionnels.
Les cartes de paiement des frais professionnels : la solution la plus rapide et la plus sécurisée pour régler les achats lors d’un voyage d’affaires.
Recherchez-vous de la flexibilité, de la rapidité, de l’efficacité et du suivi ? Les cartes d’entreprise vous offrent tous ces avantages. C’est une manière simple et efficace qui permet une digitalisation des processus de traitement des dépenses professionnelles, surtout lorsque la carte est connectée à un logiciel de gestion des dépenses.
L’automatisation de la gestion des frais de voyages d’affaires vous évite les erreurs qu’une saisie manuelle des justificatifs de frais professionnels emporte. Cela permet également un archivage numérique à valeur probante qui s’accompagne d’un important gain de temps pour vos collaborateurs.
En dotant chacun de vos collaborateurs d’une carte de paiement dématérialisée ou physique, vous pouvez suivre en temps réel les diverses dépenses engagées par eux. Ceux-ci ne peuvent plus vous présenter des factures qui ne respectent pas la politique de dépenses de votre entreprise. Avec une telle solution, vous avez la liberté de prévoir et de personnaliser les flux de validation conformément à votre politique de gestion des frais professionnels.
Enfin, avec une carte d’entreprise, vous avez une vue d’ensemble sur les dépenses occasionnées par le voyage d’affaires. Cela vous permet d’anticiper toute anomalie, toute fraude ou une éventuelle refacturation des dépenses. Ce faisant, vous gérez plus facilement les dépenses professionnelles de vos salariés.